Datenschutzbestimmungen

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Gemäß den Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679 vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten (nachfolgend „DSGVO“), dem spanischen Organgesetz 3/2018 vom 5. Dezember zum Schutz personenbezogener Daten und zur Gewährleistung digitaler Rechte (nachfolgend „LOPD“) sowie allen sonstigen geltenden gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz verarbeitet die GRUPO FERRER INTERNACIONAL, S.A. (nachfolgend „FERRER“ oder „das Unternehmen“) als Verantwortlicher für Datenverarbeitung Daten in Verbindung mit dem Hinweisgeberkanal, der von FERRER entsprechend Artikel 31 bis des spanischen Strafgesetzbuchs eingeführt wurde und gemäß der Gesetzgebung sensible Daten enthalten könnte. Die Angaben zur Identifizierung von FERRER sind:

Inhaber: GRUPO FERRER INTERNACIONAL, S.A.
Gesellschaftssitz: Av. Diagonal nº 549, 5ª planta, 08029, Barcelona, Spanien
Steuernummer: A-61738993
E-Mail: lopd@ferrer.com
Kontakt-E-Mail des Datenschutzbeauftragten: dpo@ferrer.com 

1. Von FERRER verarbeitete personenbezogene Daten

 

Wir können personenbezogene Daten über das interne Hinweisgebersystem von FERRER erfassen, die von den Beschäftigten auch anonym angegeben werden (nachfolgend „personenbezogene Daten“) und die eine Vielzahl verschiedener personenbezogener Daten in Verbindung mit Handlungen oder Verhaltensweisen umfassen können, die im Gegensatz zu den allgemeinen oder für den Sektor geltenden gesetzlichen Bestimmungen stehen könnten.

Die Daten können sich auf Sie als Hinweisgeber oder auf die den Hinweis betreffende Person beziehen. Die Datenverarbeitung erfolgt, um festzustellen, ob eine Verletzung einer beliebigen geltenden gesetzlichen Bestimmung bzw. des Handbuchs für interne Hinweisgabe von FERRER vorliegt, und um im Falle einer Verletzung alle erforderlichen Entscheidungen und Maßnahmen durch die Ethik-Kommission von FERRER zu veranlassen, einschließlich Ausarbeitung und Versand von entsprechenden Berichten an die betroffene Abteilung oder an People, damit dort die angemessenen Disziplinarmaßnahmen zum Schutz der Interessen von FERRER ergriffen werden.

1.2 Zwecke der Datenverarbeitung, rechtliche Grundlage und Dauer der Datenspeicherung

 

Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten zur Erstellung von Berichten über Verletzungen der gesetzlichen Bestimmungen oder Richtlinien des Handbuchs für interne Hinweisgabe von FERRER sowie im Einklang mit dem spanischen Strafgesetzbuch.

In diesem Sinne bildet die Erfüllung einer Gesetzespflicht die rechtliche Grundlage für diese Datenverarbeitung, genauer gesagt von Artikel 31 bis des spanischen Strafgesetzbuchs, der festlegt, dass FERRER die darin vorgesehene Informationspflicht durchsetzen muss, mögliche Gefahren und Verstöße an die beauftragte Stelle zu melden, ebenso wie die Einhaltung des Präventionsmodells. Rechtliche Grundlage ist auch die Erfüllung von Artikel 10 des spanischen Datenschutzgesetzes LOPDGDD, der festlegt, dass die Schaffung und Aufrechterhaltung von Hinweisgebersystemen innerhalb eines Unternehmens rechtmäßig ist.

Die zu diesem Zweck verarbeiteten personenbezogenen Daten werden im Hinweisgebersystem nur so lange aufbewahrt, wie unbedingt notwendig ist, um die Entscheidung zu fällen, ob eine Untersuchung zu den beanstandeten Vorgängen erfolgen soll. In jedem Fall werden die Daten drei Monate nach ihrer Eingabe aus diesem System gelöscht, es sei denn es ist notwendig, die Funktion des Präventionsmodells der Delikt-Kommission nachzuweisen. Schließlich werden all jene Beanstandungen, denen nicht stattgegeben wurde, ausschließlich in anonymer Form gespeichert.

 

1.3 Zugriff durch nicht zu FERRER gehörige Dritte auf die personenbezogenen Daten

Im Allgemeinen ist der Zugriff auf die Daten ausschließlich auf all jene beschränkt, die Funktionen der betriebsinternen Kontrolle und Erfüllung ausüben, also der Corporate Ethics & Compliance Advisor und die Mitglieder der Ethik- und Compliance-Kommission von FERRER oder die Auftragsverarbeiter, die möglicherweise zu diesem Zwecke bestimmt werden. Trotzdem ist der Zugriff auf diese Daten durch andere Personen der Unternehmensgruppe oder sogar deren Weitergabe an Dritte rechtmäßig, wenn dies für die ordnungsgemäße Untersuchung der berichteten Vorfälle bzw. die Ergreifung von Disziplinarmaßnahmen oder die Bearbeitung der ggf. anfälligen Gerichtsverfahren erforderlich ist.

Ungeachtet der Meldung der verwaltungs- oder strafrechtlichen Delikte an die zuständige Behörde ist dieser Zugriff für das Personal mit Verwaltungs- und Kontrollfunktionen der Personalabteilung von FERRER nur dann zulässig, wenn Disziplinarmaßnahmen gegen einen Beschäftigten oder Dritten eingeleitet werden.

Speziell im Falle von Beschäftigten der Unternehmen der FERRER-Gruppe, die nicht dem Europäischen Wirtschaftsraum angehören, kann eine internationale Weitergabe der Daten erfolgen.  Aus diesem Grund ergreift FERRER die geeigneten Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass Ihre personenbezogenen Daten bei einer Weitergabe außerhalb des EWR gemäß den Festlegungen aus diesem Dokument geschützt sind. Wir stellen sicher, dass alle Dritten, die Ihre Daten erhalten, die geeigneten Maßnahmen zum Schutz dieser Daten ergriffen haben. Der Mechanismus zur Bestimmung des Angemessenheitsgrads kann so sein, dass (i) das Land den Status eines angemessenen Landes besitzt, also der Dritte seinen Sitz in einem Land hat, das von der Europäischen Kommission als „angemessen“ betrachtet wird, da seine Standards für Datenschutz denen der Europäischen Union ähnlich sind; (ii) die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission verwendet werden; (iii) der Dritte über den Datenschutzschild EU – US und den Datenschutzschild zwischen der Schweiz und den USA verfügt; und falls keine der vorherigen Punkte zur Anwendung kommen und die Datenverarbeitung dies verlangt (iv), durch Ihr ausdrückliches Einverständnis zur Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten.

In jedem Fall werden Sie über die Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten in Kenntnis gesetzt, wenn diese eintreten sollte.  

1.4 Ausübung von Rechten

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch FERRER erfolgt jederzeit gemäß den geltenden gesetzlichen Bestimmungen zum Schutz personenbezogener Daten.

Sie können in jedem Fall jederzeit sowie kostenfrei von Ihrem Recht auf Zugriff, Änderung, Löschung, Widerspruch, Beschränkung der Datenverarbeitung und Übertragbarkeit der Daten Gebrauch machen, dies schriftlich unter Beifügung der entsprechenden Dokumente bzw. Unterlagen zum Identitätsnachweis und unter ausdrücklicher Angabe, welches der zuvor genannten Rechte Sie ausüben, sowie in folgender Form:

    • Persönlich bei der Personalabteilung.
    • Per E-Mail an lopd@ferrer.es   
    • Auf dem Postweg an FERRER unter der Anschrift: Avinguda Diagonal, 549, 5ª, 08029, Barcelona.

Auf gleiche Weise können Sie für die Verarbeitung Ihrer Daten, deren Rechtsgrundlage auf Ihrem Einverständnis beruht, dieses Einverständnis jederzeit wieder entziehen, ohne dass dies Auswirkungen auf die Zulässigkeit der Datenverarbeitung basierend auf dem Einverständnis vor dessen Rücknahme hat.

Wir bearbeiten alle Anträge und beantworten diese innerhalb des gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraums. Sie sollten jedoch berücksichtigen, dass bestimmte Informationen unter gewissen Umständen von diesen Anträgen befreit sind, da sie personenbezogene Daten enthalten, die wir für unsere berechtigten Interessen oder zur Erfüllung einer Gesetzespflicht weiter verarbeiten müssen.

In jedem Fall hat der Beschäftigte das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Kontrollbehörde einzureichen, wenn er dies als angemessen erachtet.